VŠEOBECNÉ PODMÍNKY PRO ÚČAST NA AKCI
Podmínky akce POTTERCAMP
TYTO SMLUVNÍ PODMÍNKY SE VZTAHUJÍ NA VÍKENDOVÉ AKCE POTTERCAMP
Pořadatelem a organizátorem akce Pottercamp (dále také jen jako "akce") je společnost Potterfan s.r.o., Stařechovice - Služín 31, PSČ 798 41; IČ: 06309411, vedená u Krajského soudu v Brně, spisová značka 101242 C (dále jen "organizátor"), přičemž registrací účastníka dle těchto podmínek vzniká smluvní vztah mezi organizátorem a účastníkem akce, kterým může být jen osoba splňující předpoklady stanovené těmito smluvními podmínkami.
¨
PLATNOST A ÚČINNOST podmínek
Tyto smluvní podmínky - pravidla upravují právní vztah mezi účastníkem a organizátorem akce. Smluvní vztah vzniká registrací účastníka k jeho účasti na akci. Podmínky platné v době registrace účastníka se stávají součástí smlouvy mezi organizátorem a účastníkem. Účastník bere na vědomí a výslovně souhlasí s tím, že organizátor je oprávněn měnit podmínky akce, jakož i pravidla akce, a to zejména s ohledem na bezpečnostní a organizační aspekty akce. Veškeré změny podmínek akce či pravidel závodu budou zveřejněny na internetových stránkách akce (www.pottercamp.cz) (dále jen "internetové stránky akce")
¨
REGISTRACE - POPLATKY ZA ÚČAST - PLATEBNÍ PODMÍNKY
Účast na akci Pottercamp je omezena věkem, přičemž je povolena účast pouze osob starším 16 let. Osoby mladší 18 let pouze s písemným souhlasem zákonného zástupce. Právo účasti je individuální a nepřenosné.
Registraci na akci a úhradu poplatku je možné provést převodem. Platební údaje jsou účastníkovi zaslány po vyplnění povinné registrace účastníka.
Registrace na akci je otevřena nejpozději 2 měsíce před termínem akce a uzavírá se 2 týdny před akcí, nebo při naplnění kapacity akce.
¨
VĚKOVÁ KATEGORIE 16 - 17 let:
Účast osob mladších 18 let, které již dovršily 16. rok věku, je podmíněna písemným souhlasem jejich zákonného zástupce (dále jen "Souhlas zákonného zástupce"). Souhlas zákonného zástupce musí být udělen písemnou formou, a to vyplněním formuláře, který je ke stažení na internetových stránkách akce (www.pottercamp.cz) Vyplněný formulář musí zákonný zástupce účastníka opatřit svým vlastnoručním podpisem a převést jej do elektronické podoby. Souhlas zákonného zástupce v elektronické podobě, opatřený vlastnoručním podpisem zákonného zástupce, musí být v rámci registrace účastníka na internetových stránkách akce nahrán do elektronické přihlášky na akci. Bez připojení Souhlasu zákonného zástupce do elektronické přihlášky nebude možné registraci účastníka dokončit. Bez splnění výše uvedených podmínek nemá účastník nárok na účast na akci ani na vrácení poplatku za účast na akci.
¨
ZRUŠENÍ ÚČASTI - STORNO
Registrace účastníka je bez výslovného souhlasu organizátora nepřenosná. Zaregistrovaný účastník, jenž se akce nezúčastní, ať už o svém odstoupení bude organizátora před akcí informovat, či nikoliv, nemá nárok na vrácení poplatku za registraci. Poplatek za registraci bude navrácen pouze tehdy, bude-li zrušena celá akce. Nárok na vrácení poplatku za registraci vzniká pouze v případě, že účastník písemně zažádá o vrácení poplatku, a to nejpozději do 7 dnů ode dne jeho uhrazení na e-mail info@pottercamp.cz. Účastník je povinen k této písemné žádosti doložit doklad o zaplacení poplatku za registraci obsahující též variabilní symbol platby.
¨
PROHLÁŠENÍ O ZPROŠTĚNÍ ODPOVĚDNOSTI
Organizátor má právo změnit plánovaný program nebo akci zrušit z důvodu existence překážky způsobené vyšší mocí, tj. mimořádné, nepředvídatelné, neodvratitelné a nezaviněné události (např. živelná pohroma, válka, generální stávka, hrozba teroristického útoku apod.), jakož i z bezpečnostních důvodů nebo pokud to bude požadováno oficiálním nařízením příslušných k tomu oprávněných orgánů státní správy či samosprávy. V takových případech nemá organizátor povinnost odškodnit účastníky za jakékoliv jimi utrpěné újmy, ani nemá organizátor povinnost vracet uhrazený poplatek za registraci účastníkům zpět. Případné vrácení poplatku za registraci nebo jeho části účastníkům je na uvážení organizátora, který při svém rozhodování bude vycházet mimo jiné z objemu již vynaložených nevratných nákladů na organizaci akce.
Organizátor není odpovědný za škody na majetku nebo finanční škody, které nejsou zaviněny nebo které nejsou způsobeny hrubým zanedbáním ze strany organizátora.
Organizátor neodpovídá za zdravotní stav účastníků vyvolaný nebo způsobený účastí na akci. Je povinností každého účastníka si před akcí nechat zkontrolovat svůj zdravotní stav a přečíst si veškeré informace poskytnuté organizátorem, zvláště pak informace zveřejněné na internetových stránkách akce.
Organizátor neodpovídá za technické problémy jakéhokoliv druhu spojené s řádným provedením registrace či uhrazením poplatku za registraci.
¨
SHROMAŽĎOVÁNÍ A ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ I.
Zpracování osobních údajů nutné pro zajištění řádného chodu akce a bezpečnosti účastníka
V rámci akce dochází za účelem zajištění jejího řádného chodu ke zpracování osobních údajů účastníků. Organizátor, společnost Potterfan s.r.o., Stařechovice - Služín 31, PSČ 798 41; IČ:06309411, vedená u Krajského soudu v Brně, spisová značka 101242 C, využívá sdělené osobní údaje zejména k identifikaci účastníků, informování o organizaci, případných organizačních změnách, průběhu a vyhodnocení akce, jakož i ke statistickým účelům a ke sdělování dalších informací souvisejících s konáním akce.
Osobní údaje účastníka mohou být dále předány pro účely poskytnutí zdravotní péče v souvislosti s akcí.
¨
SHROMAŽĎOVÁNÍ A ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ II.
Zpracování osobních údajů pro účely zasílání informací o budoucích akcích a souvisejících obchodních sdělení
Organizátor žádá účastníky o udělení souhlasu se zpracováním kontaktních osobních údajů, a to za účelem zasílání informací o akci včetně dalších akcí pořádaných organizátorem (např. newsletter), jakož i jiných obchodních sdělení souvisejících s akcí (upozornění na související akce, produkty apod.).
K rozesílání newsletterů a dalších informací účastníkům, jak je uvedeno výše, využívá organizátor externí nástroj (např. Createsend), a obdobné služby poskytované prostřednictvím sociálních sítí Facebook a Youtube, kterým pro tyto účely poskytuje účastníkovu kontaktní e-mailovou adresu. Tito zprostředkovatelé však mohou poskytnuté kontaktní e-mailové adresy použít pouze k rozeslání organizátorem určených sdělení a nejsou oprávněni takto získané kontaktní údaje využívat pro jakékoliv jiné účely.
¨
Zpracování osobních údajů pro marketingové účely
Organizátor v rámci akce zajišťuje pro účastníky foto a video dokumentaci jejího průběhu a následně výstupy z pořízené dokumentace účastníkům akce rozesílá, a to na e-mailovou adresu zadanou účastníkem k zasílání informací o akci a případných změnách v programu.
Organizátor akce dále pořízené záznamy využívá k vlastní propagaci akce, a to zejména na sociálních sítích, v médiích či na propagačních a reklamních materiálech organizátora.
Pro tyto účely žádá organizátor o udělení souhlasu s pořízením a použitím a šířením podobizny, obrazových snímků a obrazových a zvukových záznamů týkajících se účastníka nebo jeho projevů osobní povahy pořízených v průběhu závodu nebo bezprostředně před ním či po něm (včetně akce probíhající po skončení závodu). Souhlas se vztahuje i na použití k vlastní propagaci organizátora akce, jakož i k dalším komerčním účelům, a to bez nároku účastníka na honorář.
Organizátor akce dále žádá o souhlas bezplatně užít získané osobní údaje účastníka včetně zvukových a obrazových záznamů účastníků závodu v médiích (včetně internetu a sociálních sítí) a v propagačních a reklamních materiálech organizátora. Tím se rozumí použití fotografií, hudebních záznamů, videozáznamů či filmových zpodobnění, obrazů, podobizen, jména a hlasu v jakémkoli médiu, zejména v televizi, na internetu, v tiskovinách, produktových katalozích a brožurách, videozáznamech a spotech běžících v prodejních místech, jakož i jakýchkoli dalších tištěných či psaných materiálech souvisejících s výše uvedenými záznamy pro účely reklamy, propagace, marketingu a prodeje produktů Organizátora Potterfan s.r.o., Stařechovice - Služín 31, PSČ 798 41; IČ:06309411, vedená u Krajského soudu v Brně, spisová značka 101242 C, a/nebo pro účely propagace akce.
¨
Informace o přístupu ke svým osobním údajům
Účastník má právo přístupu ke svým osobním údajům dle §§ 11 a 21 zák. č. 101/2000 Sb., případně dle čl. 15 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, po jeho vstupu v účinnost, a další práva dle příslušných ustanovení výše uvedených předpisů, zejména právo na opravu těchto osobních údajů, blokování nesprávných údajů a jejich likvidaci, jakož i právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, zjistí-li, že při zpracování údajů došlo k porušení povinností organizátora.
¨
Udělení souhlasu
Účastník uděluje ve výše uvedených případech souhlas svobodně, což stvrzuje svým podpisem, resp. v rámci procesu registrace na akci aktivním označením akceptace takového souhlasu obsaženého v samostatném dokumentu, bezplatně a na dobu 5 let od konání akce. Souhlas může kdykoli bezplatně na adrese správce odvolat. Účastník souhlasí s tím, aby jeho osobní údaje byly v případě potřeby předány pro účely poskytnutí zdravotní péče poskytované v souvislosti s akcí.
¨
PODMÍNKY A PRAVIDLA ÚČASTI - BEZPEČNOSTNÍ POKYNY
Akce se může zúčastnit jakákoli fyzická osoba, jejíž zdravotní stav účast na tomto typu akce umožňuje. Akce se mohou účastnit všechny osoby starší 15 let. Osoby mladší 18 let, které již dovršily 16 rok věku, musí mít ke své účasti na akci souhlas zákonného zástupce poskytnutý ve shora uvedené formě. Účastníci budou informováni o všech organizačních opatřeních před začátkem akce. Účastníci jsou povinni se řídit pokyny organizátora akce. Organizátor má právo vyloučit jakéhokoli účastníka, jehož chování by mohlo ohrozit bezpečný průběh akce nebo bezpečnost ostatních účastníků. Jakékoliv vybavení účastníků, které by mohlo být nebezpečné pro účastníky či organizátory, bude povoleno pouze na základě výslovného písemného souhlasu organizátora akce. Právně závazné prohlášení organizátora vůči účastníkovi může být vysloveno pouze řádně zmocněnou osobou určenou organizátorem. Těmito osobami mohou být zejména členové zdravotnického týmu poskytující asistenci při akci, kteří mají právo zakázat účastníkovi účast nebo pokračování účasti v zájmu ochrany účastníka z opodstatněných zdravotních důvodů.
¨
Registrací na akci účastník potvrzuje následující:
Účastník prohlašuje, že je osobou starší 18 let nebo má souhlas svého zákonného zástupce nebo se akce účastní v doprovodu svého zákonného zástupce.
Účastník prohlašuje, že si je vědom rizik spočívajících v nebezpečí vzniku škody nebo újmy na zdraví vzniklých při účasti na výše uvedené akci. Účastník dále prohlašuje, že se akce účastní dobrovolně a zavazuje se dodržovat tyto podmínky účasti.
Účastník akce potvrzuje, že se akce může zúčastnit pouze za podmínky, že nebude požívat omamných nebo psychotropních látek včetně léků se stejnými nebo podobnými účinky. Dále potvrzuje, že jeho zdravotní stav odpovídá náročnosti akce a je schopen akci bez újmy na svém zdraví absolvovat.
Účastník akce se musí řídit všemi pokyny organizátora a jiných osob, které na průběhu akce s organizátorem spolupracují. Účastník akce je povinen absolvovat veškerá případná školení či instruktáže pořádané organizátorem pro účely zajištění bezpečnosti průběhu akce nebo k účelům jiným dle uvážení organizátora.
Každý účastník je povinen mít uzavřeno zdravotní pojištění na dobu akce. Účastník si je vědom toho a souhlasí s tím, že program akce a případné změny jsou plně v kompetenci organizátora.
Účastník si je vědom toho, že účast na akci je na vlastní riziko a že organizátor akce nebo osoby, které na průběhu akce s organizátorem spolupracují, neodpovídají za škodu nebo újmu na zdraví nebo majetku účastníka nebo jiných osob způsobenou porušením povinností účastníka plynoucích z těchto podmínek.
Účastník si je vědom toho a souhlasí s tím, že organizátor není odpovědný za jakoukoli újmu na zdraví, škodu na majetku nebo jinou újmu vzniklou v souvislosti s účastí na akci, nebo jejím sledování.
Účastník si je vědom odpovědnosti, kterou nese za újmu na zdraví a majetku svém nebo jiných osob nebo vznik škody způsobené porušením svých povinností plynoucích z těchto podmínek. Všechny škody, které při nedodržení těchto podmínek způsobí sobě, jiným účastníkům akce, organizátorovi nebo osobám spolupracujícím, je povinen uhradit v plné výši na vlastní náklady. Rovněž platí zákaz vstupu zvířat do prostorů konání akce.